Diagramy procesů aplikace Visio v dokumentu aplikace Word. Jak otevřít dříve vytvořený dokument Microsoft Visio Jak přenést diagram z Visia do Wordu

Někdy uživatelé při přípravě diagramů v program Microsoft Visio je potřebuje převést do různých grafických formátů: BMP, PCX, GIF atd. Chcete-li tento problém vyřešit standardní prostředky nemožné. Proto musíte použít další nástroje, například program Universal Document Converter. Tato utilita je virtuální tiskárna, pomocí kterého můžete rychle a snadno převést diagram z aplikace Visio do grafický soubor jeden z nejběžnějších formátů.

Postup pro převod diagramů z aplikace Visio na grafické soubory:

„V našem oddělení používáme Microsoft Access A Microsoft Visio. Dříve jsme při přípravě dokumentů pro archivaci museli nejprve je vytisknout na tiskárně a poté pomocí skeneru získat soubory TIFF. V současnosti používáme Universal Document Converter, který nám šetří čas i peníze. Je pro nás velmi důležité, že Universal Document Converter umožňuje exportovat dokumenty z různých aplikací do jednoho vícestránkového TIFF.“

Diagramy vytvořené v aplikaci Visio 2010 lze použít různými způsoby:

Vložte do dokumentu pro pozdější tisk.
Použít jako elektronický dokument.
Uložit pro převod na třetí strany.
Tisk na samostatný list.

Možná vymyslíte i jiné destinace. Podívejme se, jak pracovat s hotovými obvody.

Vkládání do dokumentu

Zvažte vložení diagramu aplikace Visio 2010 do Word dokument 2010 jako nejčastější případ použití. Jakmile si ji osvojíte, můžete snadno ovládat další programy sady Microsoft Office 2010.

Máte tedy dokument s textem, pro který jste nakreslili speciální diagram. V aplikaci Visio 2010 přejděte na stránku s požadovaným diagramem a klikněte . Upozorňujeme, že není třeba vybírat prvky, jinak se při vkládání mohou objevit přebytky, například ve formě rozměrových popisků na stěnách. Nyní se přepněte do okna Wordu a klikněte . Diagram bude vložen a můžete jej použít jako s běžnými vloženými obrázky: změnit proporce, polohu, úhel otočení atd.

Není to však jednoduchý obrázek. Dvojitým kliknutím na něj otevřete editor Visio přímo v okně Wordu (viz obr. 1). Dokonce i pás nástroje Word je nahrazen pásem karet Visio 2010 a pouze kartou "Soubor" s odpovídající sadou příkazů chybí.

Obrázek 1 – Úprava diagramu Visio přímo v okně Wordu

Vytvořit zde celý diagram nebude příliš pohodlné, ale tato metoda je ideální pro rychlé úpravy. Chcete-li se vrátit k úpravám textu, klikněte na kteroukoli přístupnou část okna aplikace Word 2010.

Pokud nechcete do jednoho z dokumentů vložit celý diagram, nemusíte ve Visiu vytvářet duplikát s vybranou částí. Vyberte prvky, které potřebujete, zkopírujte je a vložte do dokumentu. Všechny nevybrané prvky obrázku nebudou použity.

Obrázek 2 - Přebytky vloženého obvodu

Jak jsem řekl, při výběru některých prvků se mohou objevit excesy (viz obr. 2). Takže se na stěnách objevily podpisy. Je možné se jim vyhnout bez vytvoření nového okruhu? Ano, existuje způsob. Po vložení prvků otevřete vložený editor Visio 2010 dvojitým kliknutím na vložený objekt a poté vyberte součásti diagramu ( ) a zrušte jeho výběr. Podpisy budou ztraceny.

Chcete-li vložit celý diagram, nemusíte spouštět aplikaci Visio 2010. Ve Wordu 2010 na kartě "Vložit" tlačítko výběru "Objekt" a zadejte cestu k uloženému dokumentu *.vsd (viz obr. 3).

Obrázek 3 – Vložení diagramu Visio prostřednictvím nabídky „Objekt“.

Velikost Soubor aplikace Word tím se zvětší velikost souboru aplikace Visio. Pokud se tomu chcete vyhnout, použijte možnost "Odkaz na soubor". Při přenosu dokumentu aplikace Word nebo změně cesty k diagramu však bude vložený obrázek ztracen. Chcete-li zachovat připojení při přenosu souborů, použijte relativní cestu. Například váš dokument je uložen v nějaké složce pod jménem dokument. docx. Diagram nazvaný schéma. vsd. Potom bude relativní cesta − schéma. vsd. Zadejte název souboru do příslušného řádku bez kliknutí na tlačítko "Posouzení", a uložte výsledek. Nyní, když přenesete nebo přesunete oba soubory, spojení zůstane.

Popsané metody fungují i v PowerPointu, ale rychlá úprava je v něm nemožná - schéma se vkládá jako rastrový obrázek.

Diagramy Visio 2010 můžete tímto způsobem vložit přímo do těla e-mailu. Outlook mail 2010, ale myslím, že není nejlepší nejlepší možnost. Adresát nepoužívá poštovní program Aplikace Outlook neobdrží diagram aplikace Visio, ale sadu souborů obrázek001. emz A oledata. mso. A pokud prohlížení vektorový obrázek ve formátu EMZ Pokud to není obtížné, nebudete moci diagram upravovat. Je lepší připojit diagram Visio 2010 jako soubor VSD povolit úpravy, nebo jej uložit jako bitmapový obrázek. Ukládání souborů v různých formátech bude probráno v další části.

Uložení souboru pro přenos

I když uživatelé vašich diagramů nemají nainstalovanou aplikaci Visio 2010, pravděpodobně budou moci vidět výkresy, protože... Distribuce Microsoft Office obsahuje ve výchozím nastavení prohlížeč diagramů Visio. Pokud tam není, najdete jej na webu Microsoftu:

Visio Viewer 2007(7,7 MB) + Aktualizační balíček 2(až 10 MB)
Prohlížeč Visio 2010 beta(16,7 MB pro 32bitovou verzi a 29,5 MB pro 64bitovou verzi)

Tyto distribuce jsou však poměrně velké a jejich instalace vyžaduje další úsilí. Koncový uživatel možná nebude chtít příliš hýbat myší. Své diagramy však můžete exportovat do mnoha grafických formátů, který se otevře na libovolném počítači. Pojďme se blíže podívat na nejpoužívanější z nich.

Obrázek 4 – Podporované formáty souborů pro ukládání

Krátký závěr: používat formáty PNG nebo GIF pro přenos schémat, která neobsahují plnobarevné fotografie a přechody. Nejlépe se hodí pro návrhy s fotografiemi a přechody JPEG s nastavením kvality nad 75 %. Jiné formáty (kromě nativních VSD) budete potřebovat jen zřídka.

Upozorňujeme, že je třeba zopakovat postup pro ukládání v rastrovém formátu (PNG, GIF, JPEG atd.) každý stránky vašeho dokumentu.

Výsledné obrázky můžete použít na internetu, v dokumentech nebo jiným způsobem. K jejich zobrazení nepotřebujete Visio 2010 ani jeho prohlížeč souborů.

Tisk diagramů

Otevřená sekce "Těsnění" na kartě "Soubor". Visio 2010 nenabízí tolik možností jako Word 2010. Pouze existují "Těsnění", "Rychlý tisk" A "Náhled".

Při výběru "Rychlý tisk" Visio 2010 vytiskne diagram na výchozí tiskárnu standardní nastavení. Tato možnost existuje pro lidi, kteří nechtějí rozumět dialogová okna. "Těsnění" otevře standardní okno tisku, kde můžete ovládat ovladač tiskárny. Ale my jsme nakreslili poměrně složitou ilustraci a chceme získat očekávaný výsledek, a ne prase v žitě, takže si vybereme "Náhled"(viz obr. 6).

Obrázek 6 – Okno náhledu tisku

Schéma je zde zobrazeno tak, jak bude vypadat na kusu papíru. Monochromatická tiskárna samozřejmě nebude schopna reprodukovat barvy a to si musíte zapamatovat.

Klepněte na tlačítko "Záhlaví a zápatí" pro přidání informací podél horního nebo spodního okraje listu. V okně, které se otevře, můžete určit až šest takových prvků s různým umístěním. Stisknutím tlačítka s trojúhelníkem můžete vložit servisní informace (viz obr. 7).

Obrázek 7 - Přidání záhlaví a zápatí

Klepněte na tlačítko "Nastavení stránky" otevřete dialogové okno s nastavením (viz obr. 8).

Obrázek 8 – Okno nastavení tisku

Za tisk zde odpovídá pouze jedna záložka se samozřejmým názvem. "Nastavení tisku". Můžete upřesnit velikost papír, orientace výstup a změna měřítko. Pokud máte tiskárnu větší než A4, můžete si diagram vytisknout na příslušný list jeho výběrem v seznamu "Papír v tiskárně", ale s největší pravděpodobností máte tiskárnu standardní – formát A4. Bez přístupu k velkoformátové tiskárně můžete zadáním hodnoty získat velký diagram měřítko více než 100 %, nebo zvýšením počtu stran na šířku nebo na výšku. Takže zadáním 4 stránek v každém směru můžete získat diagram formátu A0 na tiskárně A4. Stačí si sami nastříhat a slepit 16 listů. To je ale jiný příběh (viz obr. 9).

Obrázek 9 – Výsledek lepení listů zvětšeného schématu

Výběrem velkého měřítka uvidíte v náhledovém okně již zvětšený obrázek. Pro přepínání mezi částmi diagramu použijte tlačítka "Další/předchozí dlaždice"(viz obr. 6). Tato tlačítka jsou také zodpovědná za přepínání mezi stránkami.

Vezměte prosím na vědomí, že kvalita vektorové ilustrace neutrpí zvětšením měřítka. Pokusíte-li se tímto způsobem zvětšit rastrový obrázek (například fotografii JPEG), nevyhnutelně získáte rozmazaný tisk se zvětšenými kompresními artefakty (čtvercová mřížka, halo v kontrastních oblastech atd.).

Můžete tisknout pletivo dokument zaškrtnutím příslušné možnosti. Ve výchozím nastavení se mřížka nezobrazuje.

Závěr

Visio 2010 je poměrně úzce integrováno s aplikacemi sady Microsoft Office 2010. Díky tomu je možné pohodlně používat diagramy v různých typech dokumentů (text, tabulkový procesor atd.). V tomto případě není nutné volat program k provádění malých úprav.

Nehledě na to, že složení kancelářský oblek obsahuje prohlížeč diagramů Visio 2010, bude často důvod k uložení obrázku v rastrovém formátu. Používejte formáty GIF, PNG a JPEG pro malé velikosti souborů a velkou všestrannost. Následná úprava exportovaných diagramů bude obtížná, ale často to není nutné. V každém případě byste si měli ponechat kopii diagramu pro sebe v nativním formátu Visio 2010 – VSD.

Obvody jsou široce používány ve většině různé dokumenty, ale lze vytisknout i samostatně. Visio 2010 má vestavěnou schopnost tisknout obrázky ve standardním i zvětšeném formátu, což v některých případech umožňuje obejít se bez tiskových služeb.

Diagramy vytvořené v aplikaci Visio 2010 lze použít různými způsoby:

Vložte do dokumentu pro pozdější tisk.
Použít jako elektronický dokument.
Uložit pro převod na třetí strany.
Tisk na samostatný list.

Možná vymyslíte i jiné destinace. Podívejme se, jak pracovat s hotovými obvody.

Vkládání do dokumentu

Zvažte vložení diagramu aplikace Visio 2010 do dokumentu aplikace Word 2010 jako nejčastější případ použití. Jakmile si ji osvojíte, můžete snadno ovládat další programy sady Microsoft Office 2010.

Obrázek 1 – Úprava diagramu Visio přímo v okně Wordu

Obrázek 2 - Přebytky vloženého obvodu

Obrázek 3 – Vložení diagramu Visio přes nabídku „Objekt“.

Tím se zvětší velikost souboru aplikace Word podle velikosti souboru aplikace Visio. Pokud se tomu chcete vyhnout, použijte možnost "Odkaz na soubor". Při přenosu dokumentu aplikace Word nebo změně cesty k diagramu však bude vložený obrázek ztracen. Chcete-li zachovat připojení při přenosu souborů, použijte relativní cestu. Například váš dokument je uložen v nějaké složce pod jménem dokument. docx. Diagram nazvaný schéma. vsd. Pak bude relativní cesta - schéma. vsd. Zadejte název souboru do příslušného řádku bez kliknutí na tlačítko "Posouzení", a uložte výsledek. Nyní, když přenesete nebo přesunete oba soubory, spojení zůstane.

Popsané metody fungují i v PowerPointu, ale rychlá úprava je v něm nemožná - schéma se vkládá jako rastrový obrázek.

Tímto způsobem můžete vložit diagramy aplikace Visio 2010 přímo do těla zprávy E-mailem Outlook 2010, ale myslím, že to není nejlepší volba. Příjemce, který nepoužívá e-mailový program Outlook, neobdrží diagram aplikace Visio, ale sadu souborů obrázek001. emz A oledata. mso. A pokud si prohlížíte vektorový obrázek ve formátu EMZ Pokud to není obtížné, nebudete moci diagram upravovat. Je lepší připojit diagram Visio 2010 jako soubor VSD povolit úpravy, nebo jej uložit jako bitmapový obrázek. Ukládání souborů v různých formátech bude probráno v další části.

Uložení souboru pro přenos

Visio 2007 Viewer (7,7 MB) + Service Pack 2 (až 10 MB)
Visio 2010 Viewer beta (16,7 MB pro 32bitovou verzi a 29,5 MB pro 64bitovou verzi)

Ale tyto distribuce jsou poměrně velké a vyžadují další úsilí při instalaci. Koncový uživatel možná nebude chtít příliš hýbat myší. Své diagramy však můžete exportovat do různých grafických formátů, které se otevřou na jakémkoli počítači. Pojďme se blíže podívat na nejpoužívanější z nich.

Obrázek 4 - Podporované formáty souborů pro ukládání

Upozorňujeme, že je třeba zopakovat postup pro ukládání v rastrovém formátu (PNG, GIF, JPEG atd.) každý stránky vašeho dokumentu.

Výsledné obrázky můžete použít na internetu, v dokumentech nebo jiným způsobem. K jejich zobrazení nepotřebujete Visio 2010 ani jeho prohlížeč souborů.

Tisk diagramů

Otevřená sekce "Těsnění" na kartě "Soubor". Visio 2010 nenabízí tolik možností jako Word 2010. Pouze existují "Těsnění", "Rychlý tisk" A "Náhled".

Při výběru "Rychlý tisk" Visio 2010 vytiskne diagram na výchozí tiskárnu se standardním nastavením. Tato možnost existuje pro lidi, kteří nechtějí rozumět dialogovým oknům. "Těsnění" otevře standardní okno tisku, kde můžete ovládat ovladač tiskárny. Ale my jsme nakreslili poměrně složitou ilustraci a chceme získat očekávaný výsledek, a ne prase v žitě, takže si vybereme "Náhled"(viz obr. 6).

Obrázek 6 - Okno náhledu tisku

Schéma je zde zobrazeno tak, jak bude vypadat na kusu papíru. Monochromatická tiskárna samozřejmě nebude schopna reprodukovat barvy a to si musíte zapamatovat.

Obrázek 7 - Přidání záhlaví a zápatí

Klepněte na tlačítko "Nastavení stránky" otevřete dialogové okno s nastavením (viz obr. 8).

Obrázek 8 - Okno nastavení tisku

Za tisk zde odpovídá pouze jedna záložka se samozřejmým názvem. "Nastavení tisku". Můžete upřesnit velikost papír, orientace výstup a změna měřítko. Pokud máte tiskárnu větší než A4, můžete si diagram vytisknout na příslušný list jeho výběrem v seznamu "Papír v tiskárně", ale s největší pravděpodobností máte tiskárnu standardní - formát A4. Bez přístupu k velkoformátové tiskárně můžete zadáním hodnoty získat velký diagram měřítko více než 100 %, nebo zvýšením počtu stran na šířku nebo na výšku. Takže zadáním 4 stránek v každém směru můžete získat diagram formátu A0 na tiskárně A4. Stačí si sami nastříhat a slepit 16 listů. To je ale jiný příběh (viz obr. 9).

Obrázek 9 - Výsledek lepení listů zvětšeného schématu

Můžete tisknout pletivo dokument zaškrtnutím příslušné možnosti. Ve výchozím nastavení se mřížka nezobrazuje.

Závěr

Navzdory tomu, že kancelářský balík obsahuje prohlížeč diagramů Visio 2010, poměrně často se najde důvod uložit obrázek v rastrovém formátu. Používejte formáty GIF, PNG a JPEG pro malé velikosti souborů a velkou všestrannost. Následná úprava exportovaných diagramů bude obtížná, ale často to není nutné. V každém případě byste si měli ponechat kopii diagramu pro sebe v nativním formátu Visio 2010 – VSD.

Schémata jsou široce používána v široké škále dokumentů, ale lze je tisknout i samostatně. Visio 2010 má vestavěnou schopnost tisknout obrázky ve standardním i zvětšeném formátu, což v některých případech umožňuje obejít se bez tiskových služeb.

Obsah grafu, včetně tvarů a metadat, můžete automaticky přidat do dokumentu aplikace Word pomocí Export do Wordu. Tento dokument pak použijte jako základ pro doporučení procesu a provozní pokyny. Například:

Technik helpdesku má k dispozici vývojový diagram servisních požadavků detailní informace o odděleních, vlastníkech a plánech úkolů. Vytvoří návod k použití v dokumentu aplikace Word.

Náborář má organizační schéma s metadaty tvaru, jako je aktuální počet zaměstnanců, volná pracovní místa a rozpočty týmu. Zasílá operativní zprávu pomocí dokumentu Word.

Obchodní analytik aktualizuje vývojový diagram na základě importovaných dat, která mají KPI, jako jsou náklady, trvání a stav, zobrazené jako grafická data. Každý měsíc posílá dokument ve Wordu cloudové úložiště OneDrive pro poskytování přístupu zainteresovaným stranám.

Poznámka: Tato funkce je dostupná pouze uživatelům s Visio Plan 2. Pokud neznáte svou verzi aplikace Visio, na Soubor vybrat Účet > O aplikaci Visio. IT odborníci spravující proces aktualizace Office 365 se mohou dozvědět, jaké aktualizace jsou k dispozici v jednotlivých kanálech na stránce vydání aktualizací kanálu.

Export diagramu aplikace Visio do dokumentu aplikace Word

Výsledek: Dokument aplikace Word byl vytvořen. Můžete v něm provádět změny podle svého přání. Jako minimální množství doporučujeme:

Chcete zanechat zpětnou vazbu nebo nahlásit chybu?

Řekněte nám, jak se zlepšit tuto funkci! Pošlete nám svůj názor na to, jak Visio převádí dokumenty do Wordu.

Abyste mohli pokračovat v práci s dříve vytvořeným dokumentem, musíte otevřít odpovídající soubor. Existuje několik způsobů, jak to udělat, z nichž nejjednodušší je dvakrát kliknout levým tlačítkem myši na ikonu souboru v okně Průzkumník Windows. Tím se automaticky spustí Microsoft Visio a vámi zadaný dokument se v něm otevře pro úpravy.

Soubory Visio lze snadno rozpoznat podle charakteristických modrých ikon, navíc pokud pracujete s Windows 7, zobrazí se v okně Průzkumník malé kopie diagramů a diagramů obsažených v souborech (obr. 2.8). Pokud je Visio již spuštěno a připraveno k použití, otevřete jej existující dokument možné pomocí příkazu Soubor → Otevřít nebo tlačítka OTEVŘENO umístěný na panelu nástrojů.

Zavoláním tohoto příkazu nebo kliknutím na tlačítko uvidíte na obrazovce okno pro výběr dokumentu znázorněné na Obr. 2.9. Přejděte do požadované složky, klikněte levým tlačítkem myši na požadovaný dokument a klikněte na tlačítko OTEVŘENO.

Pokud vámi vybraná složka obsahuje mnoho různých souborů, můžete soubory „filtrovat“. správný typ pomocí rozevíracího seznamu v pravém dolním rohu okna. Ve výchozím nastavení je v tomto seznamu vybrána možnost Všechny soubory Visio, což umožňuje zobrazit pouze soubory ve formátech, které tento program plně podporuje.

Pokud máte na svém počítači nainstalováno operační systém Windows Vista nebo 7/8, pak pro vyhledání souboru můžete do pole zadat část jeho názvu Vyhledávání, který se nachází v horní části okna.

Výběrem položky OTEVŘENO nebo Otevřete originál, můžete začít pracovat se soubory v normální mód. Změny provedené v dokumentu během procesu úprav budou uloženy ve stejném dokumentu. Pokud nechcete, aby změny ovlivnily původní dokument, vyberte příkaz Otevřít jako kopii. V tomto případě dostane dokument ihned po otevření nový název a jeho úprava se ve zdrojovém souboru neprojeví. Vloží se kopie dokumentu s novým názvem paměť s náhodným přístupem počítač. Chcete-li jej zapsat na disk, použijte příkaz Soubor → Uložit nebo Soubor → Uložit jako.

Další způsob, jak zůstat v bezpečí původní soubor abyste zabránili náhodnému uložení v upravené podobě - otevřete jej pouze pro čtení. To lze provést pomocí příkazu Otevřít pro čtení z nabídky tlačítka Otevřít (viz obrázek 2.10). Když se pokusíte uložit upravený dokument, budete vyzváni, abyste pro něj zvolili nový název.

Nejlepší způsob, jak chránit důležité dokumenty před náhodnými změnami nebo poškozením, je vytvořit je včas zálohy. Pokud jsou takové kopie uloženy mimo počítač, například na CD, pak budou spolehlivě chráněny nejen před neopatrnými úpravami, ale také před selháním zařízení nebo napadením počítačovými viry.

Pro ještě větší uživatelský komfort ukládá Microsoft Visio informace o nedávno upravených dokumentech a také o šablonách používaných k vytváření nových diagramů. Seznam tří naposledy použitých šablon je uveden ve střední části okna programu na Obr. 2.11. Na pravé straně okna je seznam dokumentů, které byly nedávno otevřeny pro úpravy. Kromě toho je v nabídce seznam naposledy otevřených dokumentů Soubor(viz obr. 2.12). Pomocí příslušného příkazu můžete rychle otevřít požadovaný dokument.