Už dávno uplynula doba, kdy jsme museli ukládat naše elektronické archivy na disky nebo flash disky, jejichž selhání nebo ztráta vedla k hrozným následkům. Jak se říká, za století počítačová technologie nic nestojí. A cloudová (online) úložiště nahrazují zastaralá paměťová média. Takový zdroj můžete samozřejmě použít nejen pro ukládání osobní informace. Dnes budeme mluvit o pohodlné a moderní aplikace na portálu Bitrix24.

Disk Bitrix24. co to je?

„Bitrix24 Disk“ je cloudové úložiště elektronických dat a souborů vaší společnosti, dostupné z různých zařízení připojených k internetu. Cloudové úložiště je aktivní, protože umí nejen nahrávat, prohlížet a stahovat soubory. Jednou z jeho hlavních funkcí je týmová práce s dokumenty, úpravy online. Do společné práce budete moci zapojit nejen své zaměstnance, ale také své zákazníky a partnery. Pro připojení cloudového úložiště si stáhněte a nainstalujte desktopovou aplikaci Bitrix24.

Kam uložit „osobní“ informace

Ne všechny soubory, které nahrajete, musí být ve veřejné doméně. Například práce na uzavřeném projektu nebo dočasných dokumentech pro současná práce které můžete potřebovat jen vy. Pro pohodlí je v Bitrix24 vaše osobní úložiště.

Sloupec "Oblíbené" obsahuje ve výchozím nastavení položku "Můj disk". Můžete do něj nahrávat soubory, vytvářet a přesouvat dokumenty a složky. Máte také možnost třídit existující soubory a složky podle data, názvu a velikosti.

Chcete-li přizpůsobit svůj disk, klikněte na ozubené kolo. V tomto menu můžete změnit přístup ke svým souborům a disku obecně, připojit knihovnu jako síťový disk a vyberte si pohodlný způsob práce s dokumenty.

Výhody Bitrix24 Disk

Všechny firemní soubory na jednom místě

Nyní není nic "ztraceno". Kvůli spolehlivosti jsou soubory chráněny před náhodným smazáním. Dokumenty, fotografie a prezentace, které byly dříve v osobních složkách a poštovní schránky nyní shromážděné na jednom místě s možností přístupu z jakéhokoli zařízení připojeného přes internet. Za zmínku také stojí, že data jsou bezpečně chráněna, protože informace jsou šifrovány pomocí SSL certifikátu.

Spolupráce na dokumentech

Skončila doba, kdy je třeba změny vyjednávat na organizovaných plánovacích schůzkách. Dříve, aby bylo možné spolupracovat na smlouvě nebo prezentaci, bylo nutné provádět akce postupně a posílat si dokument navzájem. Nyní je možné vytvářet a společně upravovat tabulky, dokumenty a prezentace přímo v cloudovém úložišti Bitrix24 Disk.

Nyní se nemusíte starat o relevanci verze dokumentu, celá historie změn se ukládá automaticky. Můžete pozvat kolegy ke spolupráci jediným kliknutím sdílením souboru v živém přenosu.

Úspora kancelářského softwaru

Tato výhoda bude relevantní pro začínající podnikatele, kdy je každá výdajová položka velmi důležitá. Váš Bitrix24 je integrován s Microsoft Office Online a Dokumenty Google. Nyní nemusíte kupovat speciální programy. Můžete vytvářet a upravovat textové dokumenty, tabulky a prezentace online na Bitrix24 Disk.

Schopnost pracovat s dokumenty offline.

To, že se nemůžete připojit k internetu, neznamená, že nemůžete pracovat. Aplikace Bitrix24 Disk synchronizuje vaše dokumenty a soubory s vaším počítačem. Máte možnost pracovat s dokumenty offline a po připojení k internetu dojde ke zpětné synchronizaci a všechny vámi provedené změny se projeví a budou relevantní pro ostatní zaměstnance.

Pohodlný přístup k informacím

Nastavením můžete prohlížet dokumenty, fotografie, videa a prezentace ze smartphonu nebo tabletu mobilní aplikace Bitrix24. Také můžete snadno najít jakékoli nové dokumenty pomocí vyhledávání, protože Bitrix24 indexuje všechny soubory, když jsou publikovány nové materiály.

Bitrix24 poskytuje uživatelům široké možnosti ukládání a organizování dat, spolupráce s dokumenty, vyhledávání a výměna souborů mezi zaměstnanci společnosti, přidělování dokumentů oddělením, úkolům a projektům s nastavením různých přístupových práv k nim. Všechny moderní výhody cloudového úložiště jsou představeny v sekci „Disk“.

Pomocí funkce Disku mohou uživatelé:

• Vytvářejte složky a soubory;
• Nahrávejte dokumenty a celé složky s daty na disk;
• Nastavení synchronizace dat s místním počítačem nebo jiným zařízením;
• Nastavit oprávnění složky;
• Upravujte dokumenty v režimu sdíleného přístupu;
• Odstraňte a obnovte soubory;
• Sdílejte odkazy na dokumenty v komentářích, v živém kanálu, v úkolech nebo v chatu;
• Vyhledejte potřebné dokumenty na disku pomocí vyhledávacího řádku;
• Zobrazení historie změn dokumentů a návrat k předchozí verzi atd.

Strukturované a intuitivní rozhraní disku nevyžaduje speciální znalosti personálu a umožňuje rychle a efektivně nakonfigurovat portál pro podnikové úkoly.

Typy místa na disku v Bitrix 24 Disk

Bitrix24 vám umožňuje používat několik logických možností pro diskový prostor: sdílený, osobní disk zaměstnance a datové úložiště spojené se skupinou nebo oddělením. Každý pohled lze použít k řešení různých druhů úloh, nastavení přístupových práv pro uživatele a schopnosti spolupracovat na dokumentech.

Sdílený disk Bitrix 24

Sdílené datové úložiště společnosti je určeno pro soubory a dokumenty organizace, dostupné všem zaměstnancům připojeným k systému.

Pomocí tlačítek na hlavním panelu sekce mohou uživatelé portálu:

• Vytvářejte nové složky různých úrovní vnoření;
• Nahrajte hotové dokumenty;
• Vytvářejte dokumenty, tabulky a prezentace přímo v prohlížeči díky systémové integraci s Google Docs a MS Office Online.

Administrátor portálu má možnost konfigurovat přístupová práva k disku nebo jeho samostatné složky. Chcete-li to provést, musíte v nabídce „Nastavení“ v záložce „Disk“ vybrat funkci „Nastavení práv“ a každému uživateli nastavit vlastní přístupová práva.

Jsou možná následující nastavení oprávnění:

• Číst - umožňuje zobrazit obsah úložiště;
• Přidávání - dává práva prohlížet a přidávat soubory na disk;
• Editace - umožňuje napojit data na osobní disk a otevírá všechny možnosti úprav na disku;
• Plná kontrola – umožňuje všechny dostupné akce.

Kromě těchto práv, možnost sdílet soubory na disku s ostatními uživateli prostřednictvím obecný přístup.

Hledejte na disku Bitrix24

Pokud potřebujete rychle najít jakýkoli dokument, úkol nebo zprávu, stačí zadat slovo do vyhledávacího pole v záhlaví stránky. Systém zobrazí všechny objekty obsahující tento koncept. Při zadávání slova do vyhledávacího pole se zobrazují rady, ze kterých je vhodné okamžitě vybrat otázku, která vás zajímá.

V některých sekcích je navíc možné objekty filtrovat a vyhledávat pouze mezi vybranými. Například v "Úkoly" můžete vybrat úkoly se stavem "Probíhá" a hledat pouze mezi nimi.

Oddělení a úkoly

Pro každou vytvořenou skupinu a úlohu Bitrix24 automaticky vytvoří vlastní sekci „Disk“. Zde mohou zaměstnanci umístit soubory související s konkrétními projekty, úkoly, odděleními. Oprávnění k disku pro oddělení nebo úkol konfiguruje správce skupiny nebo tvůrce úkolu stejným způsobem jako sdílený disk.

Stejně jako na sdíleném disku lze odkazy na dokumenty zanechat v komentářích, živý zdroj skupiny, připojený přímo k úkolu, zasílat poštou. Všichni uživatelé, kteří mají přístup ke skupině nebo jednotce úloh, obdrží automatická upozornění, když zaměstnanec uloží nový soubor nebo upraví existující.

Systém automaticky uloží předchozí verze upravené soubory, což je při spolupráci velmi důležité – vždy můžete zkontrolovat, kdo provedl změny, nebo se vrátit k nejlepší verzi.

Můj disk

Sekce "Můj disk" je osobní úložiště souborů přidělené každému zaměstnanci. Tato část podporuje pro uživatele následující funkce:

• Vytvořte si vlastní strukturu složek;
• Stahujte soubory a vytvářejte dokumenty přímo v prohlížeči;
• Nastavte sdílení disku pro jednotlivé uživatele.

Ve výchozím nastavení tato část zahrnuje všechny soubory, které uživatel nahrál na portál, například v komentářích nebo úkolech; soubory portálu, pod kterými zaměstnanec klikl na tlačítko „Uložit na Bitrix24.Disk“; soubory vytvořené zaměstnanci, například v kalendáři, komentářích, úkolech a skupinách. Tyto dokumenty jsou ukládány automaticky systémové složky: respektive "Nahrané soubory", "Uložené", "Vytvořeno mnou".

Zaměstnanec si může na svém datovém úložišti prostřednictvím hlavního panelu sekce vytvořit vlastní, pro něj pohodlnou, strukturu složek a také k ní připojit sdílený disk Bitrix24, pokud má práva na úpravy.

Funkce a nastavení desktopové verze Bitrix24.Disk

Bitrix24.Disk je součástí desktopové aplikace podnikového portálu Bitrix a umožňuje pracovat se soubory a složkami uloženými na portálu z libovolného zařízení, synchronizovat data mezi všemi používanými zařízeními, organizovat společnou práci se soubory z veřejného i osobního disku portálu , sledovat historii práce na dokumentech.

Použití Bitrix24.Disk výrazně zjednodušuje společnou práci s dokumenty, zkracuje čas na kontrolu a schvalování verzí dokumentů, zjednodušuje práce na dálku s daty.

Instalace a konfigurace Bitrix24.Disk

Chcete-li používat funkci Bitrix24.Disk, musí být nainstalována desktopová verze aplikace, kterou můžete nainstalovat přímo z vašeho portálu Bitrix24.

Pro připojení Bitrix24.Disk aktivujte tlačítko "Připojit" na stejnojmenné záložce aplikace. Všechny soubory z disku portálu budou automaticky nahrány do složky \My Documents\Bitrix24\. Po aktivaci disku vše aktualizováno a nově vytvořeno dne místní počítač soubory budou naopak odeslány na disk portálu automatický režim. Adresu pro uložení souboru lze změnit pomocí funkce "Změnit adresář" na stejné záložce programu.

Synchronizace dat přes Bitrix24.Disk umožňuje řešit různé úkoly při práci s dokumenty:

• Když je ve vybrané složce v počítači vytvořen soubor, kopie souboru se automaticky nahraje na portál a bude k dispozici pro prohlížení připojeným uživatelům;
• Všechny změny provedené v dokumentu na místním počítači se okamžitě projeví na disku portálu;
• Uživatelé, kteří obdrželi odkaz na dokument uložený v Bitrix24.Disk, obdrží nová verze soubor s každou aktualizací;
• Při připojení k Bitrix24.Disk několika místních zařízení budou změny automaticky synchronizovány mezi všemi zařízeními.

Cloudový úložný prostor

Pohodlí a široká funkčnost Bitrix24 vám umožňuje téměř úplně opustit místní úložiště souborů. Tarifní plány Bitrix24 se liší množstvím přiděleného místa na disku.

Na bezplatný plánÚložiště „Project“ má pouze 5 GB a je vhodnější pro osobní užití než pro firemní účely. Podle tarifů „Projekt+“ a „Tým“ bude na portálu vyhrazeno 24, respektive 100 GB prostoru.

Zbývající volné místo na cloudovém úložišti lze zobrazit v sekci „Můj tarif“ výběrem záložky „Můj Bitrix24“. K tomu musíte mít administrátorská práva na portálu. Zde bude objem disku rozdělen do tří složek:

• Používá se databází;
• Obsazeno ostatními;
• Z volného místa.

Databáze se týká všech úloh vytvořených na portálu, všech CRM objektů, dopisů, událostí atd. Velikost úložiště označeného jako „použité ostatními“ je veškerý využitý prostor na disku, včetně úložišť osobních dat a disku pracovních skupin. Je to tento svazek, který lze zpravidla uvolnit z již nepotřebných souborů.

• Zkontrolujte sekci "Sdílený disk". Vymazat nevyžádané soubory z webové korespondence a telefonního záznamu;
• V části "Můj disk" vymažte systémové složky nepotřebných automaticky uložených souborů;
• Po výběru jednotlivého zaměstnance přejděte do jeho sekce "Můj disk" a odstraňte nepodstatné soubory. Takto analyzujte disk každého uživatele;
• Podobně vymažte úložiště dat v každé pracovní skupině.

V každé sekci byste po smazání souborů měli vyprázdnit koš. Teprve poté budou data skutečně vymazána. Výsledek přijatých opatření nelze vidět okamžitě, protože informace o volném místě na portálu se aktualizují jednou denně. V nové verzi Bitrix24, která se brzy objeví, bude také výrazně zjednodušen mechanismus pro uvolnění místa pro správce portálu.

Pokud všechna tato opatření nestačí efektivní práce S datovým skladem Bitrix24 může organizace vždy využívat neomezený prostor na disku připojením tarifu „Společnost“.

Chcete-li se zeptat na Bitrix24 nebo přejít na placený tarif, kontaktujte nás. S Bitrix24 řešíme jakékoli problémy, od jednoduchých konzultací až po přechod na placené plány nebo krabicovou verzi. Status Bitrix24 Gold Partner zaručuje naši kvalifikaci a personál programátorů Bitrix24 garantuje možnost jakýchkoliv individuálních vylepšení a integrací.

S vývojem informační technologie a zvýšení rychlosti přístupu k internetu, společnosti zveřejňují stále více dokumentů online, ukládají je na sdílené cloudové úložiště a připojují je k dopisům a objednávkám.

Bitrix24 posouvá práci s dokumenty na novou úroveň integrací úložiště souborů se správcem úloh, CRM, chatem a živým přenosem.

Co ale dělat, když místo v cloudu rychle dochází? Jak porozumět tomu, za co se utrácí přidělený prostor a jak uvolnit disk?

Jak zobrazit volné místo v Bitrix24

Začněme analýzou problému. Podívejte se, kolik místa na disku máte k dispozici tarifní plán a kolik se již bere v sekci Můj tarif - Můj Bitrix24. Tato stránka je dostupná pouze uživatelům s právy správce.

Zde vidíme krátkou statistiku:

• Využito databází - to je množství, které zabírá samotná databáze portálu - komentáře, klienti, úkoly, údaje o pracovní době atd. Tento prostor lze vyčistit pouze smazáním informací z portálu, ale to je vyžadováno jen zřídka, protože objem databáze je obvykle malý.
• Obsazeno ostatními – toto číslo je obvykle mnohem vyšší a pouze znamená, kolik souborů na portálu ukládáme a kolik jich může být potenciálně uvolněno.
• Volné místo - o zvýšení tohoto čísla bojujeme v článku.

Mimochodem, můžete získat dalších 5 GB místa na disku pomocí našeho propagačního kódu gc-disk. Propagační kód je platný pouze v případě, že jste propagační kódy na svém portálu nikdy nepoužili.

Pokud je na disku stále hodně místa, nemusíte se bát a pokračovat v práci. Pokud místo dojde, je čas uklidit.

Upozorňujeme, že informace o využitém místě na disku se aktualizují jednou denně a pokud něco smažete, nezobrazí se to hned v sekci Můj tarif.

V desktopové aplikaci můžete také vidět, kolik místa na disku je na portálu k dispozici a jaký je váš příspěvek k celkovému množství souborů.

Vysypání koše

Než svoláme krizovou schůzku, budeme nadávat kolegům za iracionální použití a hledat duplicitní soubory, udělejme tu nejjednodušší věc – vysypání koše.

Funkce nákupního košíku je k dispozici na veřejném disku společnosti a na osobních discích každého uživatele. Chcete-li přejít do koše, musíte kliknout na rozevírací nabídku naproti slovu „Zobrazit“ v pravém horním rohu na stránce disku a vybrat „Koš“.

Správce portálu může ručně vyčistit disky všech uživatelů nebo požádat kolegy, aby to udělali sami.

Chcete-li přejít na jednotku uživatele, musíte otevřít profil uživatele na portálu a v horní menu pod příjmením a jménem vyberte "Můj disk".

Uživatelé často zapomínají na koše a k vyřešení problému s nedostatkem místa na disku stačí pravidelné mazání nevyžádaných souborů.

Čištění složek služeb

Co dělat, když jsou koše prázdné, ale stále není dost místa?

Na portálu Bitrix24 je další složka služeb, která se nekontrolovatelně rozrůstá a vyžaduje opatrnější přístup při čištění. Toto je složka Stažené soubory.

Tato složka obsahuje různé soubory služeb, pro které nebylo určeno jejich umístění. Například soubory připojené k živým zprávám, komentářům, úkolům atd.

Tato složka by měla být také pravidelně mazána, ale uvědomte si, že některé z těchto souborů mohou být používány a po smazání se stanou nedostupnými, takže s daty je třeba zacházet opatrně. Například vymažte všechny soubory v koši a počkejte týden, pokud nejsou žádné stížnosti na ztracené soubory, můžete také vyprázdnit koš.

Vezměte prosím na vědomí, že složka "Stažené soubory" je k dispozici také na osobním disku uživatele - každá má svůj vlastní.

Nejlepší způsob, jak ušetřit místo při práci s nahranými soubory, je prevence a správné používání funkcí Bitrix24. Před připojením souboru k úkolu nebo komentáři by měl být nahrán do jedné z pracovních složek na sdíleném nebo soukromém disku a vybrán pomocí možnosti „Najít v Bitrix24“. V tomto případě soubor neskončí ve stažené složce, šance na ztrátu nezbytné informace nebo vytvořit duplikáty jednoho souboru.

Kromě souborů nahraných uživateli existují další složky služeb, ve kterých Bitrix24 vytváří soubory. Patří sem složky „Soubory z pošty“, „Telefonie – záznamy hovorů“ a servisní složky aplikací z Marketplace. Pečlivě zkontrolujte, zda soubory z těchto složek opravdu potřebujete nebo zda je již nelze smazat jako nepotřebné.

Čištění pracovních souborů

Pokud jste vyčistili všechny nepotřebné soubory z koše a složek služeb a místo je stále obsazené, vaše pracovní soubory zabírají opravdu velké množství. Zde pomůže pouze jeden nástroj – pečlivě zkontrolujte soubory a složky nahrané na portál. Možná některé z nich nejsou v cloudu potřeba a lze je smazat nebo přesunout do místního úložiště. Také se ujistěte, že nepoužíváte zbytečné duplikáty. Pokud má například každý zaměstnanec na svém osobním disku složku se stejnými předpisy, šablonami atd., má s největší pravděpodobností smysl přesunout takovou složku na sdílený disk, sdílet ji se všemi zainteresovanými zaměstnanci a pro pohodlí připojte složku k osobnímu disku. V tomto případě bude složka se soubory pouze jedna a duplikáty nebudou zabírat místo navíc.

V ideálním případě by měl být každý soubor na portálu v jediné kopii, a to vůbec neovlivňuje použitelnost, protože jakýkoli soubor nebo složka ze sdíleného disku, osobního disku jednoho z uživatelů nebo z pracovní skupina, můžete se připojit k disku pro rychlý a snadný přístup.

Zvětšení místa na disku

Pokud jsou všechny soubory na vašem portálu nezbytné pro práci a stále není dostatek místa, zbývá pouze zvýšit místo na disku pro soubory.

To lze provést pomocí našeho plánu nebo přechodem na vyšší plán. Dostupný diskový prostor je určen tarifem a nelze jej zakoupit samostatně (ačkoli to bylo dříve možné).

Bezplatný tarif Projekt - 5 GB.
Tarifní projekt + - 24 GB.
Tarif Maloobchod + CRM - 24 GB.
Tarifní tým – 100 GB.
Tarifní společnost - neomezeně.

Nezapomeňte, že zaplacením tarifu Bitrix24 s GenCloud můžete také získat spolehlivého partnera, který je vždy připraven pomoci.

Sdílení souborů a cloudové úložiště jsou nepostradatelnými nástroji pro moderní organizaci práce a zvyšování efektivity firem.
S tím pomůže služba Bitrix24 a společnost GenCloud!

Moderní technologie umožnit uživatelům ukládat důležitá informace v cloudovém úložišti. Bitrix24 Disk je cloudový prostor, kde můžete ukládat pracovní dokumenty vaší společnosti a mít k nim přístup z jakéhokoli zařízení a jakéhokoli místa s internetem. Kromě funkce ukládání informací umožňuje Disk v Bitrix24 zaměstnancům spolupracovat, diskutovat o dokumentech a upravovat je, používat soubory od klientů a partnerů. Spolupráce nikdy nebyla tak pohodlná a efektivní – když kolegové provádějí úpravy na vašem počítači, díky okamžité synchronizaci se objeví aktualizovaná verze.

Přesně řečeno, Bitrix24 Disk jsou sdílené disky pro oddělení, pododdělení nebo projekty, stejně jako mnoho osobních disků pro zaměstnance, s možností integrace s Google a Microsoft a šifrováním ochrany dat.

Všechny výhody Bitrix24 Disk

Bezpečné ukládání informací;
Přístup kdykoli - 24/7;
Osobní disky pro zaměstnance a sdílené pro oddělení a projekty;
Pohodlné sdílení souborů;
Spolupráce na dokumentech;
Okamžitá synchronizace při úpravách dokumentů na různá zařízení;
Schopnost diskutovat o novém dokumentu v živém kanálu;
Vytváření a úpravy dokumentů v Dokumentech Google a MS Office Online, a to i bez připojení kancelářského softwaru;
Rychlé hledání dokumenty na Disku indexováním všech dokumentů a návrhy inteligentního vyhledávání;
Není třeba používat služby sdílení souborů - použijte veřejný odkaz s možností nastavit čas jeho činnosti a / nebo jej chránit heslem;
Ukládání historie změn v dokumentech;
Možnost pracovat s dokumenty offline – všechny změny budou po připojení k internetu synchronizovány s cloudem;
Přístup z mobilních zařízení.

Bezplatný tarif poskytuje 5 GB v cloudu, tarif „Firemní“ poskytuje cloudové úložiště bez omezení jeho objemu. Přečtěte si více o těchto a dalších tarifech Bitrix24.

Pro připojení Disk je potřeba stáhnout desktopovou aplikaci Bitrix24, najít její nastavení v menu vlevo a připojit se jedním tlačítkem. Následovat podrobné pokyny připojením a získejte přístup k Disku.

Bitrix24 disk je obrovskou příležitostí ke zlepšení efektivity vaší firmy, pohodlné individuální i společné práci s dokumenty a soubory a spolehlivou ochranu s SSL certifikátem.