Když používáte Office a OneDrive nebo SharePoint, můžete pracovat na dokumentech Wordu, tabulkách Excelu a prezentacích PowerPoint s dalšími lidmi. Společná úprava znamená, že na dokumentu pracuje více autorů současně.

Co potřebujete pro společné úpravy?

Spoluvytváření je podporováno pro dokumenty uložené na OneDrive nebo SharePoint.

Ke spolupráci s ostatními uživateli potřebujete následující:

Sdílené úložiště. Pro společné úpravy můžete ukládat dokumenty na OneDrive, OneDrive pro firmy, SharePoint Online nebo SharePoint Server.

Aplikace, které podporují společné úpravy Word a PowerPoint na všech zařízeních a verzích novějších než Office 2010, které podporují spoluvytváření. Mobilní aplikace Excel a Excel 2016 s Office 365 také podporují společné úpravy.

Vhodný dokument. Kolaborativní úpravy jsou podporovány pouze v moderních formátech souborů, včetně DOCX (Word), PPTX (PowerPoint) a XLSX (Excel).

Oprávnění k úpravám. Všichni autoři musí mít oprávnění číst a upravovat dokumenty.

Vytvářejte a otevírejte dokumenty pro společné úpravy

Dokumenty můžete vytvářet v desktopových verzích Office Online nebo Office. dodatečné informace Informace o společné úpravě dokumentů naleznete v následujících článcích:

Sdílejte dokumenty pro spolupráci

Než budete moci na dokumentech spolupracovat, musíte je sdílet. Aplikace SharePoint, OneDrive a Office umožňují sdílet soubory s ostatními uživateli.

Další informace o sdílení dokumentů na OneDrive a SharePoint najdete v následujících článcích:

Můžeme spolupracovat offline?

Pokud otevřete obecný dokument v klasickém popř mobilní aplikace, můžete na něm pracovat, i když není k dispozici připojení k síti. Ostatní autoři neuvidí změny, které provedete offline. Jakmile budete online, budete upozorněni na všechny nové úpravy a vaše změny budou sdíleny s ostatními.

Při práci v Slovo odstavec Soubor, na kterém pracujete, je uzamčen, aby ostatní uživatelé nemohli přepsat vaše změny. Pokud jste offline, může se stát, že někdo jiný změní stejný odstavec. Při ukládání změn se zobrazí vyskakovací zpráva oznamující, že došlo ke konfliktu. Můžete zkontrolovat konfliktní změny a rozhodnout, které z nich zachovat.

Řešení konfliktu ve Wordu 2016

Pokud pracujete na souboru, který je ve složce pro synchronizaci (například OneDrive nebo OneDrive pro firmy), synchronizuje se po obnovení připojení k internetu bez ohledu na to, zda je aplikace (Word, PowerPoint) spuštěna. Na opětovné připojení soubor se automaticky synchronizuje. Pokud dojde ke konfliktům, obdržíte upozornění. Další informace najdete v tématu Synchronizace souborů pomocí synchronizačního klienta OneDrive ve Windows.

Kdo se může podílet na společné editaci?

Ve výchozím nastavení v SharePointu skupiny a oprávnění přiřazená knihovně, ve které je dokument uložen nebo vytvořen, dědí všechny dokumenty v ní. Například na týmovém webu, kde mají všichni uživatelé oprávnění ke čtení a zápisu, se může kdokoli podílet na společných úpravách. Ačkoli knihovna dokumentů SharePoint Online s oprávněními pouze pro čtení umožňuje uživatelům přidávat dokumenty k prohlížení, žádný autor nemůže provádět změny, pokud není výslovně pozván.

Oprávnění SharePointu se dědí, ale pro konkrétní uživatele můžete nastavit různá oprávnění. Pokud je vaše knihovna SharePoint sdílena s přístupem pouze pro čtení, můžete některým uživatelům udělit oprávnění k úpravám. Pokud však knihovna umožňuje úpravy pro všechny uživatele, nebudete moci omezit oprávnění některých uživatelů pouze na zobrazení. Zděděná oprávnění lze přepsat oprávněním vyšší úrovně, nikoli však oprávněním nižší úrovně. Další informace o oprávněních najdete v tématu úrovně oprávnění na SharePointu.

Při použití osobního webu SharePoint, osobní knihovny OneDrive pro firmy nebo osobního OneDrivu musí být soubory explicitně sdíleny. Ve výchozím nastavení je může upravovat a prohlížet pouze vlastník knihovny. Můžete rozhodnout, kdo může upravovat jednotlivé soubory, sdílením přístupu pro úpravy s uživateli nebo skupinami. Další informace o sdílení najdete v tématu Sdílení souborů a složek v Office 365.

Mohu společně upravovat dokumenty s uživateli Office 2007 a starších?

Ačkoli můžete odesílat soubory z pomocí aplikace Word a PowerPoint 2007 nebo novější raná verze na SharePoint Online nebo OneDrive a můžete je otevřít pro úpravy, nebudete moci tyto dokumenty spoluvytvářet pomocí těchto starších aplikací. Když uživatel otevře dokument pomocí Wordu nebo PowerPointu 2007, SharePoint Online nebo OneDrive vytvoří zámek dokumentu a zabrání ostatním uživatelům v Office upravovat dokument. Pro společné úpravy ve Wordu nebo PowerPointu se doporučuje, aby všichni účastníci používali alespoň klasická verze Office 2010, Office Online, nejnovější verze pro Mac OS nebo mobilní aplikaci.

Mohu místo SharePoint nebo OneDrive použít jiné úložiště?

Ano, desítky partnerů společnosti Microsoft po celém světě podporují spoluvytváření prostřednictvím Office Online. Zkontrolujte, zda váš poskytovatel úložiště podporuje spoluvytváření s Office Online.

Při použití úložiště třetích stran však nelze dokumenty společně upravovat napříč desktopovými aplikacemi Office a dalšími platformami. Kromě toho není podporováno spoluvytváření dokumentů uložených na Disku Google.

Práce na dálku na počítači: jak pohodlně a efektivně pracovat z domova Klimenko Roman Aleksandrovich

3.3. Spolupracujte s dokumenty

A posledním tématem, kterým se budeme v této kapitole knihy zabývat, bude popis způsobů, jak společně pracovat na dokumentech zároveň. Programy pro takovou práci lze nazvat nejsložitějšími, protože musí svým uživatelům poskytovat příležitost nejen ke spolupráci, ale také k okamžité nebo hlasové komunikaci a také k chatu.

Konferenční místnost Windows

První program pro kolaborativní komunikaci, který bych rád zvážil, je program Konferenční místnost Windows standardně součástí operačního systému Windows Vista. Tento program poskytuje svým uživatelům funkce chatu běžící na protokolu peer-to-peer s možností publikovat dokumenty pro spolupráci a úpravy.

Ke spuštění programu Konferenční místnost Windows stačí použít vyhledávací pole v nabídce Start(zadejte do něj řádek konference) nebo spusťte soubor WinCollab.exe umístěný v adresáři %programfiles%Windows Collaboration.

Při prvním spuštění programu se otevře okno s potvrzením instalace. Poté, co označíte, že chcete tento program nainstalovat, operační systém vytvoří příslušné výjimky pro standardní firewall a poté zobrazí okno nového uživatelského nastavení a samotné okno programu (obrázek 3.10).

Rýže. 3.10. Hlavní okno programu

Hlavní okno programu se skládá ze dvou záložek a odkazu Otevřete soubor pozvánky.

Vytvořte schůzku a připojte se k ní

Pomocí karty Zahájit novou schůzku můžete vytvořit novou relaci programu, ke které se mohou následně připojit další uživatelé lokální síť. Chcete-li to provést, jednoduše zadejte název schůzky a požadované heslo a poté klikněte na tlačítko se šipkou vpravo umístěné naproti poli pro heslo. Před vytvořením schůzky můžete navíc použít tlačítko možnosti, změnit nastavení vytváření schůzek, jako je název země nebo regionu, a zda ostatní uživatelé v místní síti budou mít povoleno vidět vytvořenou schůzku.

POZNÁMKA

Při vytváření schůzky na základě bezdrátového připojení počítač-počítač aktuální bezdrátové připojení budou ztraceny, protože se můžete současně připojit pouze k jedné bezdrátové síti.

Ke schůzce se můžete připojit dvěma způsoby: buď pomocí karty, nebo pomocí souboru pozvánky.

Chcete-li se připojit ke schůzce pomocí karty Připojte se k sousední schůzce, Jednoduše vyberte požadovanou schůzku na této kartě (pokud při vytváření schůzky nebylo zakázáno její zobrazení v seznamu sousedních schůzek) a poté zadejte heslo pro přístup k ní.

Pokud se chcete ke schůzce připojit pomocí souboru pozvánky, musí jeden z uživatelů, kteří se již ke schůzce připojili, vytvořit a poslat vám soubor pozvánky. Jakmile otevřete soubor pozvánky, který obdržíte, a zadáte své přístupové heslo, budete automaticky připojeni k vytvořené schůzce.

Chcete-li vám poslat soubor pozvánky, musí uživatel schůzky kliknout na tlačítko Pozvěte účastníky poté ve stejnojmenném okně, které se objeví, klikněte na odkaz Pozvěte ostatní a poté stiskněte jedno z následujících tlačítek: Pošlete pozvánku prostřednictvím e-mailem nebo Vytvořte soubor pozvánky.

Nastavení programu

Při spuštění programu Konferenční místnost Windows V oznamovací oblasti se objeví ikona programu v podobě muže. Použití položky Vlastnosti kontextová nabídka touto ikonou můžete otevřít okno Sousední uživatelé. Toto okno umožňuje konfigurovat parametry provozu programu Konferenční místnost Windows k čemu jsou jeho dvě záložky?

? Možnosti– umožňuje zadat jméno a obrázek (volitelné), pomocí kterého se uživatel připojí ke schůzce, a také určit, od koho bude moci přijímat pozvánky na schůzku.

Ve výchozím nastavení budou pozvánky od libovolného uživatele povoleny, ale můžete seznam omezit pouze na důvěryhodné uživatele nebo zcela zabránit programu ve zpracování pozvánek na schůzky.

Důvěryhodný uživatel (nebo důvěryhodný kontakt) je uživatel, který vám poslal své kontaktní informace v e-mailové zprávě nebo ji přenést na jakékoli médium. V tomto případě musí kontaktní informace tohoto uživatele obsahovat certifikát. Pokud chcete vědět, zda je konkrétní uživatel, který vám zaslal kontaktní informace, důvěryhodný, jednoduše přejděte do adresáře %userprofile%Contacts a vyhledejte soubor kontaktů tohoto uživatele. Pokud je pod jménem kontaktu fráze Spolehlivý kontakt Prostředek, tohoto uživatele je považován za důvěryhodný.

? Vchod– umožňuje vstoupit nebo opustit skupinu Sousední uživatelé.

Přihlášení do skupiny je nutné, aby vám ostatní uživatelé místní sítě mohli posílat pozvánky ke spolupráci v některém z programů, které to podporují (například v programu Konferenční místnost Windows).

Výměna kontaktů

Jak již víte, aby vás další uživatel mohl přidat jako důvěryhodného uživatele, musíte mu poslat svůj kontakt. To se provádí pomocí e-mailového klienta, jako je Microsoft Outlook.

Chcete-li to provést, otevřete složku %userprofile%Contacts, vyberte svůj kontakt (soubor se jménem vašeho účet a rozšíření KONTAKT) a v jeho kontextovém menu použijte položku Kopírovat.

Poté ve vašem oblíbeném poštovní klient vytvořte nový e-mail a vložte svůj kontakt jako přílohu. Pokud vás program vyzve k převodu přílohy na vizitka, zabraň jí v tom. Odešlete přijatou zprávu uživateli, kterému chcete přenést svůj kontakt, a požádejte ho, aby poslal svou vlastní.

Jakmile vám uživatel pošle svůj kontakt, otevřete jej a klikněte na Přidat do seznamu kontaktů.

Spolupráce

Po vytvoření schůzky a připojení všech plánovaných účastníků schůzky můžete začít spolupracovat (obr. 3.11). K tomuto účelu slouží následující odkazy.

? Sdílení programu nebo plochy– s jeho pomocí můžete vybrat prvek, spolupráce který bude řešen v rámci aktuálního jednání. Jinými slovy, účastníci schůzky se budou moci v přístupu k otevřenému prostoru střídat tento moment program /Plocha počítače a spravovat program /Lavice.

Před vytvořením sdíleného přístupu k programu byste se však měli ujistit, že v horní části okna odpovídajícího programu nejsou žádná další okna. V opačném případě se ty části okna programu, které jsou překryty jinými okny, zobrazí účastníkům schůzky jako černé plochy.

Jakmile vyberete odkaz pro sdílení, zobrazí se vám seznam všech aktuálně otevřených programů, které můžete sdílet s ostatními uživateli. Kromě toho můžete použít položku seznamu, pomocí které můžete otevřít a sdílet jakýkoli soubor.

Když vyberete program, jeho okno se automaticky objeví v hlavním okně programu Konferenční místnost Windows a ostatní účastníci schůzky budou moci vidět její obsah. Vše, co děláte v okně programu, který se rozhodnete sdílet, se zobrazí v okně Konferenční místnost Windows všichni účastníci setkání.

O řízení sdíleného programu může požádat každý účastník schůzky. K tomu stačí použít rozevírací seznam Převzít kontrolu umístěný v pravém horním rohu nalevo od rozevíracího seznamu Možnosti.

Po tomto rozevíracím seznamu Dát kontrolu umístěný v pravém horním rohu nalevo od rozevíracího seznamu MožnostiÚčastník schůzky, který představil program ke sdílení, se zobrazí v jiné barvě. Jeho otevřením si účastník schůzky bude moci vybrat jednoho z účastníků, kteří požádali o správu programu.

Rýže. 3.11. Vytvořená schůzka

Poté bude účastník, který požádal o kontrolu, schopen pracovat s programem otevřeným pro veřejný přístup - vše, co bude dělat pomocí myši, bude provedeno v okně programu otevřeného pro sdílený přístup.

Chcete-li kontrolu vrátit později, klikněte na odkaz Převzít kontrolu nebo stiskněte klávesovou zkratku Windows + Esc.

? Přidejte letáky– díky tomuto odkazu můžete definovat soubory, které budou distribuovány mezi účastníky schůzky (soubory šifrované pomocí souborový systém EFS, nelze použít jako podklady). Následně bude moci kterýkoli účastník schůzky takový soubor změnit a všechny změny budou synchronizovány se soubory ostatních účastníků. Ve stejnou dobu původní soubor se od programu nezmění Konferenční místnost Windows vytvoří jeho kopii. Takže poté, co vy a účastníci schůzky upravíte obsah konkrétní soubor, nezapomeňte si to uložit.

POZNÁMKA

Při ukládání změn byste měli být opatrní. Pokud tedy při úpravách podkladů jeden uživatel uložil změny a druhý také provedl úpravy a uložil je po prvním, zůstanou zachovány pouze změny provedené druhým uživatelem.

? Připojte k projektoru– pokud se během schůzky chcete připojit k síťovému projektu, použijte odkaz možnosti, v pravém horním rohu obrazovky a klepněte na tlačítko Připojte k projektoru.

Schůzka bude pokračovat, dokud všichni účastníci schůzku neopustí, takže během schůzky můžete schůzku kdykoli opustit nebo znovu vstoupit.

Odstraňování problémů

Pokud nemůžete vytvořit schůzku nebo se připojit k existující programové schůzce Konferenční místnost Windows poté zkontrolujte parametry s ohledem na následující:

Uživatel přihlášený k účtu Host, nelze program používat Konferenční místnost Windows;

? pro správný chod programu Konferenční místnost Windows je to nutné operační systém bylo povoleno používat protokol IPv6 (ve výchozím nastavení je tento protokol povolen, ale vy nebo správce jej můžete deaktivovat jako nepotřebný);

Musíte mít přístup ke složce Kontakty(adresář %profil uživatele%Kontakty);

Na pevném disku musí být alespoň 12 MB volného místa;

V operačním systému musí být spuštěny následující služby: PNRP, Network Member Grouping, Network Member Identity Manager A Replikace DFS;

? Ujistěte se, že správce sítě nenastavil zásady skupiny Vypněte zasedací místnost Windows umístěný v sekci Konfigurace počítače? Šablony pro správu? Komponenty Windows? Konferenční místnost Windows snap-in (můžete jej zobrazit pomocí příkazu gpedit.msc);

Měli byste se také ujistit, že správce sítě nenastavil zásady skupiny Zakažte služby Microsoft peer-to-peer umístěný v sekci Konfigurace počítače? Šablony pro správu? Síť? Služby Microsoft Peer-to-Peer lanoví Objektový editor skupinová politika (můžete jej zobrazit pomocí příkazu gpedit.msc).

Google dokumenty

Google Docs je online projekt vytvořený portálem Google (http://www.google.ru) implementovat sdílený přístup k dokumentům (obr. 3.12). Použijte jej ke správě dokumentů, tabulek a prezentací, které uložíte do zabezpečeného online úložiště Google. Zároveň máte vždy přístup k dokumentům z jakéhokoli počítače připojeného k internetu.

Rýže. 3.12. Stránka projektu Dokumenty Google

Podívejme se na klávesové zkratky používané v projektu Dokumenty Google (tabulka 3.1). Tyto kombinace jsou dostupné pro dokumenty, tabulky a prezentace.

Tabulka 3.1. Klávesové zkratky Dokumentů Google

Projekt Dokumenty Google ukládá některá omezení pro práci s dokumenty:

Maximální velikost dokumentu je 500 kB a maximální velikost obrázku vloženého do dokumentu je 2 MB;

Maximální velikost importovaných s místní počítač prezentace je 10 MB; velikost prezentací stažených z internetu je 2 MB; velikost prezentací zasílaných emailem je 500 KB;

Maximální velikost importovaných tabulek je přibližně 1 MB;

Do projektu můžete nahrávat soubory s následujícími příponami: HTML, TXT, RTF, ODT a také dokumenty společnosti Microsoft Office (soubory s těmito příponami lze před stažením zazipovat ve formátu ZIP);

Uživatel nemůže nahrát více než 5 000 dokumentů a prezentací a také 5 000 obrázků;

Tabulky mohou obsahovat až 10 000 řádků nebo až 256 sloupců nebo až 100 000 buněk nebo až 40 listů, podle toho, který limit je dosažen dříve;

Můžete otevřít až deset stolů současně;

Projekt Dokumenty Google může fungovat pouze v případě, že ve vašem prohlížeči nejsou zakázány soubory cookie a JavaScript;

V době psaní tohoto článku projekt nepodporuje následující prohlížeče: internet Explorer 4 pro Windows, Internet Explorer 5 pro MacOS, Safari, Internet Explorer 6.0.26, Netscape 4 a Opera.

Import a tvorba. Vytvořit nový soubor velmi jednoduché - stačí použít menu Nový a vyberte požadovanou položku (Dokument, Tabulka nebo Prezentace). Poté se vytvořený soubor automaticky otevře v režimu úprav.

Import existujícího souboru do projektu Dokumentů Google je o něco složitější. Nejdůležitější věcí, kterou k tomu musíte udělat, je rozhodnout se, jak přesně budete dokument importovat. Pak je vše jednoduché.

Existují dva způsoby, jak importovat dokument: přímo zadáním souboru, který chcete importovat, a také odesláním importovaného dokumentu do konkrétní adresu E-mailem.

Chcete-li importovat dokument, tabulku nebo prezentaci, použijte odkaz Stažení. Zobrazí se stránka se seznamem způsobů importu zpráv. Na této stránce klikněte na tlačítko Posouzení a vyberte požadovaný soubor. Poté klikněte na tlačítko Nahrát soubor.

Pokud chcete importovat jeden nebo více souborů prostřednictvím e-mailu, měli byste také použít odkaz Stažení. Poté věnujte pozornost spodní části stránky, která se objeví - ukazuje se emailová adresa druh <ваш логин>-<случайное число>@prod.writely.com. Chcete-li nahrát dokument do projektu Dokumentů Google, odešlete jej na adresu uvedenou na stránce jako přílohu nebo přímo jako tělo e-mailu.

Po stažení se soubor objeví v seznamu dokumentů.

Práce se složkami. Všechny soubory importované do projektu Dokumentů Google lze seskupit do složek. Chcete-li vytvořit novou složku, klikněte na tlačítko Vytvořit, umístěnou v horní části postranního panelu na stránce se seznamem dokumentů a poté vyberte položku z rozevírací nabídky Složka. Takto vytvořenou složku lze přejmenovat (ve výchozím nastavení je složka pojmenována Nová složka)– Chcete-li to provést, stačí najet myší na pole na obrazovce složky, které se objeví nová složka a zadejte jméno.

Chcete-li přidat položky do vytvořené složky, zaškrtněte políčko nalevo od dokumentu/listu/prezentace a vyberte požadovanou složku z rozbalovací nabídky Umístěte do složky v horní části stránky se seznamem dokumentů. Položku můžete také přesunout do konkrétní složky pouhým přetažením pomocí metody Drag & Drop.

Chcete-li zobrazit obsah vytvořené složky, jednoduše na ni klikněte.

Pokud chcete odstranit dříve vytvořenou složku, vyhledejte ji v seznamu dokumentů v oblasti celý seznam, poté přeneste do košíku. Pomocí položky můžete také odstranit složku Smazat složku Jídelní lístek Akce se složkou na levé straně stránky (pokud se nacházíte ve složce, kterou chcete smazat).

Spolupráce. Vzhledem k tomu, že se v současné době snažíme přijít na to, jak spolupracovat na dokumentech, bylo by překvapivé, kdybychom nepokryli možnosti spolupráce, které poskytuje projekt Google Docs.

Stručně řečeno, Dokumenty Google vám dávají možnost spolupracovat na dokumentech, tabulkách a prezentacích až s 200 dalšími uživateli (to je maximální možný počet uživatelů pracujících na jednom souboru). Navíc můžete pracovat v reálném čase. Jinými slovy, pokud některý z uživatelů změní obsah dokumentu, všechny změny se okamžitě zobrazí ve vašem okně.

Chcete-li umožnit jinému uživateli spolupracovat na dokumentu s vámi, musíte ho ke spolupráci pozvat. Než to uděláte, měli byste se však rozhodnout, jaká přístupová práva musíte udělit uživateli, kterého chcete pozvat.

? Čtenář– může prohlížet obsah Nejnovější verze dokument a exportujte jej na pevný disk.

Chcete-li začít spolupracovat, musíte otevřít dokument, který chcete sdílet, a poté použít odkaz sdílení, umístěný v pravém horním rohu okna stránky.

Kliknutím na tento odkaz zadejte e-mailové adresy lidí, které chcete pozvat (můžete také zadat adresy seznamu adresátů), poté zadejte, za koho je zvete (spolupracovníci nebo čtenáři) a klikněte Pozvěte spolupracovníky nebo Pozvěte čtenáře. U tabulek (možná až budete toto číst, tato funkce bude dostupná i pro jiné typy dokumentů), můžete také využít výběr e-mailových adres uživatelů z vašeho adresář. K tomu stačí použít odkaz Vyberte z kontaktů.

POZNÁMKA

Pokud chcete pozvaným uživatelům povolit přidávat nebo odebírat další spolupracovníky/čtenáře, zaškrtněte políčko Spolupracovníci mohou zvát další uživatele v části Další oprávnění. V tomto případě spoluautoři přeposláním pozvánky, kterou od vás obdrželi, budou moci poskytnout přístup k dokumentu dalším uživatelům.

Pokud chcete pozvat lidi ke spolupráci na prezentaci, musíte se ujistit, že všichni pozvaní lidé mají účty Google. Faktem je, že přístup k prezentacím je povolen pouze uživatelům registrovaným v některém z projektů Google (přičemž prohlížení tabulek a dokumentů mohou provádět i ti uživatelé, kteří ještě nemají vlastní účet).

Na záložce se zobrazí seznam všech spoluautorů a čtenářů dokumentu, prezentace nebo tabulky Sdílení. Pokud vás některý ze spoluautorů omrzí, můžete ho kdykoli odstranit pomocí tohoto seznamu. Chcete-li to provést v okně Tento dokument je aktuálně sdílen klikněte X napravo od jména spolupracovníka/čtenáře, kterého chcete odebrat.

Zveřejnění dokumentu. Pokud možnost přidávat jednotlivé čtenáře neuspokojuje vaše ambice, projekt Google Docs vám rád nabídne možnost publikovat vaši práci na webu nebo blogu.

Chcete-li dokument publikovat, stačí jej otevřít a použít odkaz Vydání. Když vyberete tento odkaz, objeví se před vámi karta se dvěma tlačítky.

? Přidat na blog– umožňuje publikovat dokument na zadaném blogu. Projekt Dokumenty Google může publikovat na blogech, které podporují Blogger, metaWeblog nebo MovableType API. Než to však uděláte, musíte zadat nastavení publikování blogu (poskytovatel hostingu, uživatelské jméno nebo heslo, název blogu a ID blogu). To lze provést v sekci nastavení blogu, zobrazené na kartě Jsou běžné stránky Nastavení.

Pokud dokument, pro který jste otevřeli kartu Vydání, již zveřejněno, pak místo tlačítka Přidat na blog uvidíte tlačítka Znovu odeslat zprávu A Odebrat z blogu. Pomocí prvního můžete nahradit publikovaný dokument jeho současná verze. Kliknutím na druhé tlačítko zrušíte publikování dokumentu.

Práce s dokumenty

Dokumenty můžete do projektu Google Docs nejen nahrávat, ale přímo v něm vytvářet a také upravovat pomocí jednoduchého online WYSIWYG editoru pro formátování dokumentů, kontrolu pravopisu apod.

Dokumenty můžete upravovat nejen samostatně, ale i společně s dalšími uživateli. Můžete to udělat tak, že pozvete konkrétní uživatele, aby upravovali nebo prohlíželi vaše dokumenty a tabulky prostřednictvím e-mailu. V levém dolním rohu obrazovky se zobrazí seznam jmen všech uživatelů, kteří s vámi aktuálně upravují dokument. Upozorňujeme, že jeden dokument může upravovat maximálně deset uživatelů současně.

Kromě toho můžete zobrazit a vrátit se k předchozím verzím dokumentů a tabulek.

Můžete také publikovat dokumenty online jako webové stránky nebo zveřejňovat dokumenty na svém blogu.

V tabulce 3.2 si můžete prohlédnout seznam klávesových zkratek používaných v projektu Dokumenty Google pro práci s dokumenty.

Tabulka 3.2. Klávesové zkratky Dokumentů Google pro práci s dokumenty

Práce s tabulkami

Tabulky lze importovat do projektu Dokumentů Google a v něm upravovat. Projekt zároveň poskytuje snadný přístup k formátovacím prvkům a editoru vzorců v tabulkách.

Navíc můžete komunikovat v reálném čase se všemi uživateli upravujícími vaše tabulky (až 50 uživatelů může upravovat a prohlížet tabulku současně). Pokud je tabulka právě upravována nebo prohlížena více uživateli, otevře se záložka diskutovat, na kterých jsou uvedena jejich jména.

Můžete také vložit tabulku nebo část tabulky do svého blogu nebo webu.

V tabulce 3.3 si můžete prohlédnout seznam klávesových zkratek používaných v projektu Dokumenty Google pro práci s tabulkami.

Tabulka 3.3. Klávesové zkratky pro práci s tabulkami v projektu Dokumentů Google

Práce s prezentacemi

Prezentace lze nejen importovat, upravovat a vytvářet pomocí jednoduchého online WYSIWYG editoru, ale také exportovat pomocí Uložit jako zip Jídelní lístek Soubor.

Při práci s prezentacemi můžete použít klávesovou zkratku Ctrl+M který po kliknutí vloží do prezentace nový snímek.

Stejně jako jiné typy dokumentů jsou i prezentace k dispozici pro společné úpravy. V pravém dolním rohu obrazovky se zobrazí seznam všech spolupracovníků, kteří aktuálně upravují vaši prezentaci (prezentaci může upravovat až deset uživatelů současně). Pokud má v tuto chvíli k prezentaci přístup několik lidí Prohlédněte si prezentaci(dostupné v pravém horním rohu na stránce úprav), otevře se okno chatu pro komunikaci se spoluautory prezentace.

Vaše prezentace mohou být také zveřejněny na webových stránkách, čímž se zpřístupní širšímu publiku.

"služby Google"

Služby Google jsou sbírkou projektů portálu Google, které lze nasadit v rámci domény vaší organizace. Jinými slovy, pokud vy (nebo váš šéf/administrátor) z nějakého důvodu nechcete využívat možnosti projektu Google Docs kvůli tomu, že budete muset svá data ukládat na cizí server, můžete nasadit projektů Google na vašem vlastním webu nebo doméně.

Google Apps zahrnuje další projekty: Gmail (dříve zkontrolováno poštovní služby), Google Talk (klient pro okamžitou komunikaci), Kalendář Google, úvodní stránka (domovská stránka pro přístup na webové stránky společnosti, projekty vložené do služeb Google a také do vyhledávače systém Google), Dokumenty Google, Tvůrce stránek (nástroj pro vytváření a publikování webových stránek) a Ovládací panel služeb Google, rozhraní API a nápověda.

Projekt Dokumenty Google, který je součástí Služeb Google, se prakticky neliší od dříve probíraného internetového projektu Dokumenty Google. Jediným rozdílem je několik dalších funkcí tohoto projektu ze služeb Google. Administrátor může například uživatelům zabránit v odesílání a přijímání dokumentů, tabulek a prezentací mimo doménu (to platí pouze pro soubory vytvořené v rámci domény).

Na stránce se můžete dozvědět více o verzích služeb Google a zaregistrovat se do jedné z nich http://www.google.com/a/help/intl/ru/admins/editions_spe.html.

POZNÁMKA

Pokud již používáte Dokumenty Google a nyní chcete přejít na Google Apps, je vhodné vytvořit si účet se stejným názvem, jaký má váš účet Dokumentů Google. Tímto způsobem můžete snadno přesouvat dokumenty, tabulky a prezentace mezi dvěma účty. Chcete-li to provést, přihlaste se ke svému účtu projektu Dokumenty Google Google Apps a v pravém horním rohu vyberte Nastavení. Poté na kartě Obecné klikněte na odkaz Přesunout dokumenty a tabulky a v potvrzovacím okně, které se zobrazí, klikněte na Ano. Tím se automaticky přesunou dokumenty, tabulky a prezentace, ke kterým jste dříve přistupovali ve svém veřejném účtu Dokumentů Google, do účtu Google Apps daného projektu.

Microsoft Office Groove 2007

Výběr, kam vložit Popis společnosti Microsoft Office Groove 2007 byl poměrně složitý. Na první pohled nelze přesně říci, jaké funkce tento program podporuje a zda jsou dostatečné k tomu, abychom jej považovali za jednoho z vyvolených, kteří získali titul poskytování možnosti spolupracovat na dokumentech. Ale nakonec, po obdržení čisté částky jako úplatku, bylo rozhodnuto klasifikovat tento program jako program spolupráce.

Microsoft Office Groove 2007 je součástí sady Microsoft Office 2007 a zahrnuje rychlé zasílání zpráv, chat, synchronizační funkce a spolupráci na dokumentech. Můžete jej otevřít pomocí ikony Microsoft Office Groove 2007 umístěné v Všechny programy? Microsoft Office Jídelní lístek Start.

Vytvoření účtu Groove

Pokud Microsoft Office Groove 2007 používáte poprvé, zobrazí se vám průvodce Průvodce nastavením účtu – Microsoft Office Groove.

V prvním kroku se tento průvodce zeptá, zda si přejete vytvořit nový účet nebo zda již máte účet vytvořený na jiném počítači a chcete jej použít k přihlášení.

Dále se vás průvodce zeptá, zda máte konfigurační kód účtu Groove. Pokud vám správce sítě neřekl nic o konfiguračním kódu, nastavte přepínač na Nemám konfigurační kód účtu Groove.

V dalším kroku vás průvodce požádá o zadání jména, e-mailové adresy a hesla pro přístup k účtu, který vytváříte.

a dál poslední krok V průvodci uvidíte rozevírací seznam, který vám umožní určit, zda bude vytvořený účet přidán do veřejného adresáře Groove. Registrace v obecný katalog Groove usnadňuje ostatním najít informace o vás a komunikovat s vámi.

Vytváření pracovních prostorů

Po vytvoření nového účtu se zobrazí hlavní okno programu (obr. 3.13), které se skládá ze dvou záložek: Pracovní prostory A Kontakty.

Pracovní oblast lze přirovnat k samostatné chatovací místnosti nebo setkání v programu Konferenční místnost Windows. Jinými slovy, pracovní prostor je místo vytvořené jedním uživatelem, kde se ostatní uživatelé shromažďují, aby diskutovali o konkrétním problému.

Uživatel, který vytvořil pracovní prostor, je považován za jeho správce. Má práva zvát a odebírat další uživatele, připojovat a odpojovat nástroje, měnit roli konkrétního člena pracovního prostoru a provádět další operace správy pracovního prostoru.

Kromě pojmu manažer se při práci v programu Groove objevují pojmy jako kupř Účastník A Host pracovní oblast. Účastník může přidávat nové panely nástrojů a zvát nové účastníky pracovního prostoru. Hostovi není uděleno žádné povolení.

Rýže. 3.13. Hlavní okno programu

Chcete-li vytvořit nový pracovní prostor, musíte použít odkaz Vytvořte pracovní prostor umístěný na kartě Pracovní prostory. Poté se otevře okno Vytvořte nový pracovní prostor(obr. 3.14).

Rýže. 3.14. Okno pro vytvoření pracovního prostoru

Existují tři standardní typy pracovních ploch, které se od sebe liší počtem a sadou nástrojů.

? Standard– skládá se ze záložek Diskuse A Soubory. Tab Diskuse je určena pro komunikaci mezi účastníky pracovního prostoru, přičemž tab Soubory slouží k hostování souborů pro sdílení.

? Sdílejte soubor– umožňuje vytvořit pracovní prostor sestávající ze složky, jejíž obsah bude sdílen s ostatními účastníky pracovního prostoru.

POZNÁMKA

Pracovní prostor typu Sdílení souborů můžete vytvořit také pomocí položky Synchronizace složek Groove v místní nabídce složky na základě obsahu, z něhož chcete pracovní prostor vytvořit.

? Vzorek– pokud používáte tento typ pracovního prostoru, vyberte položku z rozevíracího seznamu Přizpůsobitelné(ve výchozím nastavení je jediný v seznamu), poté se otevře okno pro výběr těch nástrojů, pro které bude váš pracovní prostor obsahovat karty. Ve výchozím nastavení můžete vybrat následující nástroje.

Album– přidá záložku, která poskytuje možnosti kreslení. Jakékoli změny, které některý z účastníků provede na této kartě, se na kartě automaticky zobrazí Album

Notebook– umožňuje přidat záložku, na které můžete vytvářet krátké poznámky. Chcete-li vytvořit poznámku, stačí kliknout na odkaz. Vytvořte poznámku, poté zadejte název poznámky a její text. Po stisknutí tlačítka Uložit a zavřít vytvořená poznámka se objeví na kartě Notebook ostatní účastníci v pracovním prostoru.

Kalendář– přidá záložku zobrazující kalendář s možností vytvořit si denní rutinu a určit datum schůzky. Všechna data, která zadáte, se automaticky objeví v kalendářích ostatních účastníků pracovního prostoru.

Přizpůsobitelné– vytvoří pracovní prostor bez jakýchkoli záložek. Účastníci v pracovním prostoru si pak sami vytvoří potřebné nástroje.

Sledování otázek– přidává záložku určenou pro vedení dialogů ve stylu otázka-odpověď.

Kresby– přidává kartu obsahující možnost přidávat nové obrázky a prohlížet obrázky již přidané účastníky v pracovním prostoru.

Setkání– přidá záložku, pomocí které můžete nastavit agendu, pokyny a také uchovávat zápisy ze schůzky.

soubory SharePoint– umožňuje spolupracovat na dokumentech z knihovny nebo složky na serveru Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Když připojíte tento nástroj, budete požádáni o výběr knihovny nebo složky, jejíž obsah se zobrazí na nové kartě.

formuláře– zobrazí kartu, pomocí které můžete vytvářet speciální aplikace shromažďovat a prohlížet data.

Formuláře aplikace InfoPath– umožňuje přidávat šablony z programy společnosti Microsoft InfoPath 2007.

Šachy– přidá záložku pro hraní šachů.

V budoucnu můžete požadovaný nástroj vždy přidat do již vytvořeného pracovního prostoru. Pokud jste správcem pracovního prostoru, můžete také odstranit dříve přidané nástroje.

Po vytvoření pracovního prostoru se před vámi objeví jeho okno (obr. 3.15). Skládá se z hlavní plochy, která zabírá většinu okna, a tří panelů s pravá strana. Hlavní oblast zobrazuje aktuálně otevřený nástroj. Můžete však procházet všemi přidanými nástroji pomocí karet zobrazených pod hlavní oblastí. Všimněte si také, že napravo od karet je ikona s kusem papíru a znaménkem +. Pomocí této ikony můžete do svého pracovního prostoru rychle přidat další karty nástrojů.

Rýže. 3.15. Okno vytvořeného pracovního prostoru

Vpravo jsou zobrazeny tři panely, pomocí kterých můžete zobrazit seznam účastníků v pracovním prostoru (účastníci pracovního prostoru), přístup k základním příkazům (týmy), a také využít chatové pole pro okamžitou komunikaci se všemi účastníky (Mluvit).

POZNÁMKA

Pokud chcete chatovat s konkrétním členem pracovního prostoru, jednoduše poklepejte na jeho jméno v panelu Účastníci pracovního prostoru. Poté se vám zobrazí okno Odeslání zprávy – Microsoft Office Groove, pomocí kterého můžete odeslat textovou zprávu, popř hlasovou zprávu, stejně jako soubor jako přílohu.

Pozvání nových členů

Ale musíte uznat, že je docela obtížné pochopit schopnosti samotného okna pracovního prostoru. To znamená, že je čas pozvat nové účastníky do vytvořeného pracovního prostoru. To lze provést několika způsoby.

Za prvé, pokud je uživatel, kterého chcete pozvat, přítomen ve vašem seznamu kontaktů, přejděte jednoduše na kartu Kontakty a použijte bod Pozvat do pracovního prostoru kontextová nabídka požadovaného uživatele. Poté se před vámi objeví okno, kde musíte vybrat pracovní prostor, do kterého chcete uživatele pozvat.

Pokud uživatel, kterého chcete pozvat, není ve vašem seznamu kontaktů, musíte položku použít Pozvat do pracovního prostoru kontextové menu pracovního prostoru, do kterého chcete uživatele pozvat.

K pozvání uživatele do pracovního prostoru můžete také použít rozevírací seznam Pozvat samotné okno pracovního prostoru. Chcete-li to provést, musíte buď vybrat požadovaného uživatele z tohoto seznamu, nebo tam zadat jeho jméno sami. Poté byste měli stisknout tlačítko Jít.

Bez ohledu na způsob pozvání nového uživatele se před vámi objeví okno Odeslání pozvánky – Microsoft Office Groove, ve kterém musíte zadat text pozvánky nebo vytvořit hlasovou pozvánku a poté stiskněte tlačítko Pozvat.

Jakmile zaslaná pozvánka dorazí uživateli, jeho program Groove ho na to upozorní. Pokud uživatel přijme vaše pozvání, na kartě se zobrazí pracovní prostor, který jste vytvořili Pracovní prostory okno programu Groove uživatele.